privacy

NEUS S.r.l. Informativa sulla privacy ai sensi del Reg. (UE) 679/2016 "GDPR" 

1. Introduzione

La presente Informativa sulla privacy, fornita ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. (UE) 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“GDPR” o “Regolamento”), delinea le prassi di NEUS S.r.l., con sede legale in Via Don Giulio Facibeni 2, 51016 Montecatini Terme (PT), P.IVA 01896020474 (nel seguito anche “Titolare” o “NEUS” o “Società”), relativamente alle informazioni raccolte dagli utenti che effettuano l’accesso al nostro sito web all’indirizzo www.neus.it (“Sito”), o alternativamente condividono le informazioni personali con noi (collettivamente: “Utenti”), nonché ai dati personali raccolti in relazione alla gestione dei rapporti con clienti e fornitori sia al momento della sottoscrizione del contratto che successivamente nel corso dell’esecuzione dello stesso, relativi a persone fisiche e rappresentanti legali di società quali parti contrattuali, ovvero a referenti interni per la gestione dei contratti (collettivamente: gli “Interessati”, ivi inclusi gli Utenti).

Secondo le norme del Regolamento e del D. Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. (“Codice Privacy”), i trattamenti effettuati da NEUS saranno improntati ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

2. Dati personali oggetto di trattamento

Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
La informiamo che i dati personali oggetto di trattamento saranno costituiti da informazioni come il nome, l’indirizzo e-mail, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online e altri dati idonei a renderla identificato/a o identificabile, a seconda del tipo di Servizi richiesti (di seguito “Informazioni Personali” o “Dati Personali”, o anche solo “Dati”).

In particolare, i Dati Personali trattati in relazione alla presente informativa sono i seguenti: 
  • Dati di navigazione del Sito
    I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente (ad esempio indirizzi MAC, UUID, ecc.). Possiamo inoltre raccogliere informazioni sull’attività dell’Utente sul Sito (ad esempio pagine visualizzate, navigazione online, clic, azioni, dati di geolocalizzazione, ecc.). Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito, per controllarne il corretto funzionamento e migliorarne la funzionalità, o per identificare anomalie e/o abusi.
  • Dati forniti volontariamente dall'Utente del Sito
    Quando l’Utente si registra sul nostro Sito oppure compila e invia un modulo di richiesta informazioni gli sarà richiesto di fornire determinati dettagli come: nome e cognome, e-mail o indirizzo fisico, e altre informazioni personali di tipo comune, che verranno trattate al fine di rispondere e dar seguito alla specifica richiesta dell’Utente.
  • Cookie
    Informazioni dettagliate sulla cookie policy sono disponibili più avanti al paragrafo “Cookie”.
  • Dati relativi al rapporto con clienti/fornitori
    I dati personali che il Titolare raccoglie in relazione ai rapporti con clienti e fornitori, sia nella gestione del rapporto contrattuale che nelle eventuali fasi precontrattuali, possono essere, in via esemplificativa e non esaustiva, i nominativi, le qualifiche, i numeri di telefono, codice fiscale, dati di pagamento e bancari, eventualmente la ragione sociale e gli indirizzi di posta elettronica di persone fisiche e di rappresentanti legali di società quali parti contrattuali del contratto, nonché dei referenti interni per la gestione dei contratti. 

3. Fonti da cui riceviamo le informazioni sugli interessati

Riceviamo informazioni personali da diverse fonti:
  • Quando l'Utente fornisce volontariamente i dati personali per registrarsi al Sito o inviarci una richiesta mediante i moduli del Sito;
  • Quando l'Utente utilizza il nostro Sito o vi accede in connessione all'utilizzo dei nostri servizi;
  • Da provider di terza parte, servizi e registri pubblici (ad esempio, i provider dell'analisi del traffico);
  • Direttamente dall’Interessato quando trattasi della gestione dei rapporti con clienti/fornitori, oppure dal cliente/fornitore ove i dati personali si riferiscano a referenti interni del cliente/fornitore addetti alla gestione del contratto;
  • Alcune informazioni, relative ad esempio ai dati dei rappresentanti e procuratori o ai bilanci o all’affidamento della clientela, sono acquisiti anche presso fonti pubbliche (ad esempio Camere di Commercio, o servizi di informazione commerciale).

4. Finalità del trattamento, basi giuridiche e natura obbligatoria o facoltativa del conferimento

Le informazioni personali saranno trattate, dietro suo specifico consenso ove necessario, ai seguenti fini:
  1. consentire la navigazione e la consultazione del Sito;
  2. rispondere a richieste dell’Interessato per informazioni o assistenza, che riceveremo attraverso le form di contatto disponibili sul Sito o tramite altri canali quali e-mail, telefono, chat o altro mezzo;
  3. l’esecuzione di obblighi strettamente connessi alla gestione ed esecuzione dei contratti, tra cui la gestione amministrativa e contabile degli stessi, la gestione dei pagamenti e delle fatture, la gestione di eventuali contenziosi e del recupero crediti, il rilascio di servizi e la gestione dei servizi di supporto alla clientela;
  4. assolvere obblighi di legge, contabili e fiscali;
  5. svolgere marketing diretto via e-mail per servizi analoghi a quelli da lei sottoscritti, a meno che lei non si sia opposto a tale trattamento inizialmente o in occasione di successive comunicazioni, per il perseguimento del legittimo interesse di NEUS a promuovere prodotti o servizi a cui lei può ragionevolmente essere interessato;
  6. elaborare studi, ricerche, statistiche di mercato; inviarle materiale pubblicitario, informativo, informazioni commerciali o sondaggi per migliorare il servizio (“customer satisfaction”) via e-mail o via sms, e/o attraverso l’uso del telefono con operatore e/o attraverso le pagine ufficiali di NEUS sui social network (complessivamente: “finalità di marketing”);
  7. attività di diagnostica tecnica, analisi e statistiche mediante tracciamento tramite l’utilizzo di cookie e altri strumenti similari, finalizzate a monitorare e migliorare la qualità del sito ed i nostri servizi; 
  8. consentire a NEUS di potersi difendere in giudizio, ove necessario.
La base legale del trattamento di Dati Personali per le finalità di cui ai punti 1, 2, e 3 che precedono è l’art. 6.1.b del Regolamento, in quanto i trattamenti sono necessari all’erogazione dei servizi contrattualizzati o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato. Il conferimento dei Dati Personali per queste finalità è facoltativo ma l’eventuale mancato conferimento può comportare l’impossibilità di attivare/erogare i Servizi o poter ottemperare alle sue richieste.

Il trattamento di cui al precedente punto 4 risulta legittimo ai sensi dell’art. 6.1.c del Regolamento. Una volta conferiti i Dati Personali, il trattamento può essere invero necessario per adempiere ad obblighi di legge a cui NEUS è soggetta; non è possibile opporsi a questo trattamento, essendo derivante da obblighi di legge.

I trattamenti di cui al punto 5, eseguiti per finalità di e-mail marketing su prodotti o servizi analoghi a quelli da lei acquistati, trovano la loro base giuridica, ai sensi dell’art. 6.1.f del Regolamento, nel legittimo interesse di NEUS a promuovere i propri prodotti o servizi in un contesto in cui il soggetto interessato può ragionevolmente attendersi tale tipo di trattamento, secondo i presupposti e le modalità sancite nell’art. 130 c. 4 del Codice Privacy: “se il titolare del trattamento utilizza, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, può non richiedere il consenso dell’interessato, sempre che si tratti di servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e l’interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni. L’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità di cui al presente comma, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente”.

La liceità dei trattamenti effettuati per finalità di Marketing descritti al punto 6 si basa invece sul rilascio del suo consenso ai sensi dell’art. 6.1.a del Regolamento. 

L’opposizione ai trattamenti relativi ad attività di marketing di cui ai precedenti punti 5 e 6 non pregiudica la fruizione dei servizi, e può essere esercitata in qualsiasi momento facendone richiesta via mail a privacy@neus.it, o attraverso il meccanismo proposto nel footer delle e-mail commerciali.

I trattamenti effettuati per le finalità di cui ai precedenti punti 7 e 8 trovano la loro base giuridica nel legittimo interesse di NEUS, ai sensi dell’art. 6.1.f del Regolamento, a migliorare i propri Servizi e a difendere i propri diritti in sede legale.

5. Modalità di trattamento

I Dati saranno trattati dalla Società con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza dell’Interessato tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.

6. Conservazione dei dati

I Dati Personali trattati per le finalità di cui alle sezioni 4(pt.1-3) e 4(pt.8) saranno conservati per il tempo strettamente necessario a raggiungere quelle stesse finalità. In ogni caso, trattandosi di trattamenti svolti per la fornitura di Servizi e per la difesa in giudizio, NEUS tratterà i Dati Personali fino al tempo permesso dalla normativa Italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2946 c.c. e ss.).
I Dati Personali trattati per le finalità di cui alla sezione 4(pt.4) saranno conservati fino al tempo previsto dallo specifico obbligo o norma di legge applicabile.
Per le finalità di cui alle sezioni 4(pt.5-6), i suoi Dati Personali saranno invece trattati fino alla revoca del suo consenso oppure fino a tre anni dopo che lei abbia cessato di essere cliente di NEUS. È fatta salva in ogni caso la possibilità per NEUS di conservare i suoi Dati Personali fino al tempo permesso dalla legge Italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2947(1)(3) c.c.). Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste scrivendo al Titolare.
Per le finalità di cui alla sezione 4(pt.7), i suoi Dati Personali saranno trattati per 25 mesi dalla raccolta.

Maggiori informazioni in merito ai periodi di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tali periodi possono essere richieste scrivendo al Titolare.

7. Cookie

Noi e i nostri partner fidati utilizziamo i cookie e altre tecnologie nei nostri servizi correlati, compreso quando l'Utente visita il nostro Sito o accede ai nostri servizi. 

Un “cookie” è una piccola informazione che i siti Web visitati inviano e memorizzano sul dispositivo dell’Utente, e che verranno restituiti a questi stessi siti ad ogni nuova visita. Grazie ai cookie, il sito ricorda le azioni e preferenze dell’Utente (ad esempio i dati di connessione, la lingua preferita, le dimensioni dei caratteri, altre impostazioni di visualizzazione, ecc.) in modo che questi non debba specificarle nuovamente quando ritorna sul sito o consulta un’altra pagina dello stesso sito.
I cookie sono utilizzati per l’autenticazione elettronica, il monitoraggio delle sessioni e la memorizzazione di informazioni sulle attività degli utenti che visitano il sito. Possono anche contenere un identificatore unico che permette a un sistema di monitorare le attività di navigazione di un utente sul Sito, a fini statistici o pubblicitari. Quando visita un sito, l’Utente potrebbe ricevere sul suo computer o dispositivo mobile anche cookie di altri siti o server (cookie di terze parti). Alcune operazioni potrebbero essere impossibili da eseguire senza l’uso dei cookie, che in alcuni casi sono tecnicamente necessari per il corretto funzionamento del Sito stesso.

Il Sito utilizza i seguenti tipi di cookie:
  • 'cookie di sessione' archiviati solo temporaneamente durante una sessione di navigazione per consentire il normale utilizzo del sistema, eliminati dal dispositivo alla chiusura del browser; 
  • 'cookie persistenti ' letti solo dal Sito, salvati sul computer dell'Utente per un periodo stabilito e non eliminati alla chiusura del browser. Tali cookie sono utilizzati quando è necessario sapere chi è l'Utente per le visite ripetute, ad esempio per consentirci di archiviare le preferenze per l'accesso successivo; 
  • 'cookie di terza parte' impostati da altri servizi online che seguono contenuti sulla pagina visualizzata, ad esempio, da società di analisi di terza parte, che monitorano e analizzano l'accesso al nostro sito Web.
La normativa italiana sulla protezione dei dati personali non richiede sempre consenso dell’Interessato per l’utilizzo dei cookie. Ad esempio, tale consenso non è richiesto per i “cookie tecnici”. Questi cookie sono utilizzati esclusivamente per trasmettere messaggi su una rete di comunicazione elettronica o per fornire un servizio specificamente richiesto dall’utente. In altre parole, questi cookie sono essenziali per il funzionamento del Sito o per lo svolgimento delle attività richieste dall’Utente.
Ai sensi della normativa applicabile (art. 122 del Codice Privacy) e dell’interpretazione fornitane dall’Autorità garante per la Protezione dei dati personali, i cookie che non richiedono il consenso esplicito dell’Interessato comprendono anche:
  • cookie analitici o statistici, nel rispetto di alcune condizioni obbligatorie indicate dall’Autorità garante per la Protezione dei dati, tra cui la produzione di dati statistici anonimi in formato aggregato, sul numero di utenti e sul modo in cui questi visitano il Sito;
  • i cookie di sessione (a fini di autenticazione per l’accesso a un servizio);
  • cookie funzionali, che permettono di visitare un sito secondo una serie di criteri selezionati (come la lingua, i prodotti selezionati per l’acquisto) e che hanno lo scopo di migliorare il servizio offerto.
Al contrario, i “cookie di profilazione”, che vengono utilizzati per creare profili di utenti e per inviare messaggi pubblicitari corrispondenti alle preferenze indicate durante la navigazione in rete, richiedono il consenso specifico dell’Interessato.

Utilizziamo i cookie per personalizzare la navigazione sul Sito, per analizzare il nostro traffico e l’efficacia dei nostri Servizi, nonché per contrastare abusi e frodi nell’ambito dell’utilizzo degli stessi. Condividiamo inoltre le informazioni sull’utilizzo del nostro Sito con i nostri partner di analisi, che possono combinarle con altre informazioni che l’Utente ha fornito loro o che hanno raccolto nell’ambito dell’utilizzo dei loro servizi. In particolare, utilizziamo lo strumento di analisi denominato “Google Analytics” per raccogliere le informazioni sull’utilizzo del Sito. Google Analytics raccoglie informazioni come la frequenza con cui gli Utenti accedono al Sito, quali pagine visitano, quando lo fanno, ecc. Noi utilizziamo le informazioni allo scopo esclusivo di migliorare il nostro Sito e i nostri servizi. Google Analytics raccoglie l’indirizzo IP assegnato all’utente alla data in cui quest’ultimo ha visitato i siti invece del nome o di altre informazioni di identificazione. Non combiniamo le informazioni raccolte tramite Google Analytics con altri dati personali. La capacità di Google di utilizzare e condividere le informazioni da esso raccolte sulla visita a questo Sito è limitata a Google Analytics in base ai relativi Termini di utilizzo e alla Informativa sulla privacy di Google.

Conformemente alla normativa applicabile, possiamo memorizzare i cookie sul suo dispositivo senza richiedere il suo previo consenso: (i) se questi sono strettamente necessari per fornire un servizio online attraverso questo Sito su sua espressa richiesta; (ii) se le finalità esclusive dei cookie sono quelle di consentire o facilitare le comunicazioni elettroniche; (iii) se sono utilizzati a fini di analisi, cioè al fine di produrre rapporti statistici e aggregati sull’uso del Sito. Per tutti gli altri tipi di cookie abbiamo bisogno del suo consenso.

8. Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati

I Dati saranno trattati, nei limiti di quanto necessario, dal personale autorizzato, adeguatamente istruito e formato, del Titolare, nonché dal personale dei soggetti terzi che prestano servizi al Titolare ed effettuano trattamenti di Dati per conto e su istruzione di quest’ultimo quali responsabili del trattamento. Si tratta di coloro che forniscono servizi informatici (es. hosting provider), servizi di call center, attività di recupero crediti, servizi di supporto alla clientela (es. gestione del ticketing), servizi di supporto alle attività di marketing (es. direct email marketing) e società terze che erogano attività complementari. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i Dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta al Titolare. 

Nei casi in cui il rapporto contrattuale preveda l’intervento di nostri partner commerciali, il Titolare potrà condividere alcuni Dati con i distributori, i reseller e i partner facenti parte della catena di distribuzione dei prodotti e servizi del Titolare. 

Nello svolgimento delle proprie attività ordinarie aziendali i Dati potranno essere comunicati a soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare, consulenti e liberi professionisti nel contesto di servizi di assistenza fiscale, giudiziale e in caso di operazioni societarie per cui si renda necessario valutare gli asset aziendali, enti e amministrazioni pubbliche, ivi incluse autorità fiscali ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali a clienti e/o fornitori del Titolare, ad esempio qualora dobbiamo collaborare con tali soggetti ai fini della prestazione dei servizi. 

Nello svolgimento delle proprie attività ordinarie aziendali, i Dati potranno altresì essere trasferiti negli Stati Uniti d’America, in particolare per quanto riguarda l’utilizzo da parte del Titolare dei servizi forniti da Google LLC (quali Google Drive, Google Analytics e simili) e da Dropbox, Inc.. Il trasferimento dei Dati a tali aziende avviene nel rispetto del Regolamento, sulla base della Decisione di Adeguatezza assunta il 10-lug-2023 dalla Commissione EU che riconosce un livello di protezione adeguato alle organizzazioni statunitensi elencate nel “Data Privacy Framework List” del governo americano (https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search), in cui le citate aziende sono incluse.

I Dati non saranno in alcun caso diffusi né, salvo i casi appena descritti, saranno generalmente trasferiti fuori dall’Unione Europea. Tuttavia, qualora, per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione del terzo con cui i Dati potranno essere condivisi, i Dati debbano essere trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo, il Titolare si impegna a garantire che il trattamento dei suoi Dati Personali da parte di questi Destinatari avvenga nel rispetto del Regolamento. Invero, i trasferimenti si possono basare su una decisione di adeguatezza (ex art. 45 del Regolamento) o sulle Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione Europea. Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare.

9. Diritti dell’Interessato

Fermi restando gli obblighi o le facoltà di conservazione dei Dati descritti al paragrafo 6, in qualità di Interessato lei ha il diritto di chiedere a NEUS, in qualunque momento, se è in corso un trattamento che riguarda i suoi Dati Personali, e chiedere l’accesso, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento nei casi previsti dall’articolo 20 del Regolamento; ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano (portabilità), nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento.

Le richieste vanno rivolte per iscritto all’indirizzo privacy@neus.it.

Nel contattarci, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la sua richiesta possa essere gestita correttamente.

In ogni caso lei ha sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

10. Minori

Siamo consapevoli dell'importanza di proteggere la privacy dei bambini, specialmente in un ambiente online. In nessun caso consentiamo ai minori di utilizzare i nostri servizi senza il preventivo consenso di un genitore o di un tutore legale. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali dai minori. Se un genitore o un tutore si dovesse rendere conto che il minore ci ha fornito Informazioni personali senza il loro consenso, dovrà contattarci all'indirizzo privacy@neus.it.

11. Modifiche

La presente privacy policy è in vigore dal 10 luglio 2023. NEUS si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Qualora le modifiche alla presente Policy riguardino cambiamenti sostanziali nei trattamenti oppure possano avere comunque un impatto rilevante sugli interessati, NEUS avrà cura di notificarle opportunamente agli interessati.

Contatti

Per qualsiasi ulteriore informazione relativa ai dati personali dell'Interessato e su come li utilizziamo, è possibile contattarci all'indirizzo privacy@neus.it oppure scrivendo a:
NEUS S.r.l.
Via Don Giulio Facibeni, 2
51016 Montecatini Terme (PT)

Ultima modifica 10/07/2023
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